Data Related Command on Microsoft excel [পর্ব০৪ ]

এখন নিচের মত করে একটি database তৈরী করি।

উপরের চিত্রে থেয়াল করে দেখুন B এবং C কলাম এর প্রস্থতা একটু বেশি এবং 1 নং রো এর উচ্চতা একটু বেশি। এখন আমরা দেখব কিভাবে কলাম এবং রো এর প্রস্থতা এবং উচ্চতা কম বেশি করা যায়।

Column এর  প্রস্থতা Increase ও Decrease করা:

কলামের পাশে কার্সর  নিলে দেখবেন একটি উভমুখী তীর চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন ঐ উভমুখী তীর চিহৃকে ড্রাগ করে ডানে বামে নিলে দেখবেন কলাম এর প্রস্থতা হ্রাস বৃদ্ধি পাচ্ছে।

Row এর Height Increase করা:

Row এর পাশে কার্সর  নিলে দেখবেন একটি উভমুখী তীর চিহৃ দেখা যাচ্ছে তখন ঐ উভমুখী তীর চিহৃকে ড্রাগ করে ডানে বামে নিলে দেখবেন রো এর উচ্চতা হ্রাস বৃদ্ধি পাচ্ছে।

Column insert and Delete করা:

অনেক সময় দুটি কলামের মাঝখানে নুতন আরেকটি কলাম ইনসার্ট করার প্রয়োজন পড়তে পারে বা যেকোন একটি কলাম ডিলেট দেয়ার প্রয়োজন পড়তে পারে । যে কলামের পাশে কলাম ইনসার্ট করবেন ঐ কলামের উপর মাউস পয়েন্টার নিয়ে রাইট বাটনে ক্লিক করুন দেখবেন একটি পপ আপ মেনু আসবে । ঐ খান থেকে Insert  এ  ক্লিক করলে দেখবেন নতুন একটি কলাম চলে আসবে। আর যদি ডিলেট দিতে চান তাহলে ডিলেট এ ক্লিক করতে হবে।

Row Insert and Delete করা:

কলামের মত ঠিক একই নিয়মে রো ইনসার্ট ও ডিলেট করতে পারবেন।

Auto Sum:

এখন আমরা Total Salary বের করব । না আজ কোন সূত্র লেখে আমরা ফলাফল বের করব না। আজ আমরা Auto Sum এর মাধ্যমে Total Salary বের করব। Auto Sum এর মাধ্যমে যোগফল, মিনিমাম সংখ্যা,মেক্সিমাম সংখ্যা, গড় ইত্যাদি খুব সহজে বের করা যায় , কোন সূত্র টাইপ না করে!!!!!!!!!!!

তাহলে চলুন আমরা Auto Sum এর মাধ্যমে Total Salary বের করি:

E11 সেলে ক্লিক করুন তারপর Auto Sum এর ড্রপ আপ মেনু থেকে এ Sum ক্লিক করুন । তারপর এন্টার চাপুন, ব্যস কাজ শেষ!!! দেখেন ফলাফল  চলে এসেছে। ঠিক একই নিয়মে  মিনিমাম সংখ্যা,মেক্সিমাম সংখ্যা, গড় ইত্যাদি ও বের করা যাবে।

Database Sort(Ms excel):

মনে করুন একটি কোম্পানিতে হাজার জন কর্মকর্তা, কর্মচারী আছে। এখন যদি আপনাকে বলা নির্দিষ্ট কয়েকজনের নাম বের করতে তাহলে খুঁজে বের করা টা কঠিন কাজ। কিন্তু যদি নামগুলো ডিকশনারির মত অক্ষর অনুসারে সাজানো থাকে তবে কাজটি অনেক সহজ তাই না!!!

বড় ডাটাবেজের ক্ষেত্রে এভাবে সাজানোর কাজটিকে Data Sorting বলে। সাধারনত দুইভাবে ডাটাসর্টিং করা হয়, একটি হচ্ছে Ascending Order বা উচ্চক্রম অনুসারে অর্থাৎ ছোট থেকে বড় , যেমন: ১ থেকে ১০০ বা A থেকে Z । অপরটি হচ্ছে Descending Order বা নিম্নক্রম অনুসারে অর্থাৎ বড় থেকে ছোট, যেমন:- ১০০ থেকে ১ বা Z থেকে A ।

Ascending Order Setting:

সবগুলো ডাটাকে সিলেক্ট করে Sort A to Z এ ক্লিক করুন, তাহলে দেখবেন Ascending Order এ সর্টিং হয়ে গেছে।

Descending Order Setting:

সবগুলো ডাটাকে সিলেক্ট করে Sort Z to A এ ক্লিক করুন, তাহলে দেখবেন Descending Order এ সর্টিং হয়ে গেছে।

Data Filter(Ms excel):

ডাটাবেজের সমস্ত রেকর্ড থেকে নির্দিষ্ট কোন শর্তের ভিত্তিতে বেছে বের করাই হচ্ছে ডাটা ফিণ্টার । মনে করি সমস্ত ডাটাবেজ খেকে শুধুমাত্র Instructor দের রেকর্ড বের করব।তাহলে Designation এ মাউস পয়েন্টার রেখে Filter এ ক্লিক করুন ।তাহলে দেখবেন Designation এর পাশে একটি ড্রপ ডাউন মেনু চলে আসছে। ঐ খান থেকে Select all আনচেক করে শুধুমাত্র Instructor সিলেক্ট করুন । তাহলে দেখবেন শুধুমাত্র Instructor এর ডাটাবেজ দেখা যাচ্ছে।