Conditional Formatting on Microsoft excel [পর্ব-০৮]

ধরুন একটি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তা-কর্মচারীদের হাজিরা sheet তৈরী করেছেন আপনি Excel এর মাধ্যমে।এ হাজিরা শীটটি প্রতিদিন Email এর মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের চেয়ারম্যানের কাছে পাঠাতে হয় আপনাকে।Office time হচ্ছে ৯.০০ টা থেকে ৫.০০ পর্যন্ত ।এখন আপনি চাচ্ছেন যারা দেরী করে অফিসে আসবে বা আগে চলে যাবে তাদের সময়ের টেক্সটা লাল কালারের হবে ।এ কাজটি আমরা অতি সহজে করতে পারবো Conditional Formatting এর মাধ্যমে তাহলে আর বার বার টেক্সট সিলেক্ট করে কালার পরিবর্তন করতে হবে না। তাহলে চলুন দেখি কিভাবে করা যায়:-

প্রথমে নিচের মত করে একটা database তৈরী করুন:-

Number Formatting: এখন আমরা নাম্বার ফরম্যাট করা শিখব।ওয়ার্কশীটে ডাটা টাইপ করার সময় নম্বর এর সাথে দশমিক, কমা, শূন্য বা সময়, তারিখ কোন ফরম্যাটে হবে তা নাম্বার ফরম্যাটের মাধ্যমে করা হয়।

উদাহরন: এখন আপনি যেকোন সেলে 9.00 টাইপ করুন দেখবেন এটা 9 হয়ে গেছে কিন্তু আপনার প্রয়োজন 9.00। দশমিক এর পর দুইটা শুন্য দেয়ার জন্য আপনাকে নাম্বার ফরম্যাট করা শিখতে হবে।

এখন আপনি D7 সেলে মাউস পয়েন্টার নিয়ে 9 টাইপ করুন তারপর In এবং Out এর সকল সেল সিলেক্ট করে নিম্নের চিত্রের স্থানে দুটি ক্লিক করুন, তাহলে দেখবেন 9.00 হয়ে গেছে এবং বাকি সেল গুলোতে আর আপনাকে বার বার সিলেক্ট করে পরিবর্তন করতে হবে না।

Conditional Formatting:- এখন আমরা আমাদের মূল কাজ করব অর্থাৎ সেলগুলোতে কন্ডিশন দিয়ে দিব যে In টাইম যদি 9.00 থেকে বেশী হয় তাহলে অটোমেটিকলি যেন লাল কালারের হয়ে যায়। আর Out টাইম যদি 5.00 কম হয় তাহলে ও যেন লাল কালারের হয়ে যায় অন্যথায় নরমাল থাকবে।

ধাপ ১: প্র্রথমে In টাইমের সেলগুলোকে সিলেক্ট করুন তারপর Conditional Formatting>Highlight Cell Rules>Greater Than এ ক্লিক করুন। এখন Format Cell That are Greater Than এ 9.00 টাইপ করুন এবং With এ Red Text সিলেক্ট করে ওকে দিন ।

2nd step:- ঠিক একট নিয়মে Out টাইমের সেলগুলোকে সিলেক্ট করুন তারপর Conditional Formatting>Highlight Cell Rules>Less Than এ ক্লিক করুন। এখন Format Cell That are Less Than এ 5.00 টাইপ করুন এবং With এ Red Text সিলেক্ট করে ওকে দিন ।

এখন আপনি ডাটা টাইপ করুন আর দেখুন যারা দেরী করে এসেছে বা আগে চলে গেছে তাদের টেক্সট কালার লাল হয়ে গেছে।